4
4
Государственное казенное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
“Российской таможенной академии”
Владивостокский филиал
Кафедра управления
Контрольная работа
Анализ проблем организации выполнения управленческих решений
Выполнил:
Д.В. Кожухов,
студент 2-го курса
заочной формы обучения
факультета таможенного дела,
группа ТС05/13013С
Владивосток
2014
Оглавление
- управленческий решение проблема организационный
- Введение
- 1. Понятие и объективные условия повышения качества принятия решений
- 2. Проблемы в принятии управленческих (организационных) решений
- Заключение
- Список использованных источников
Введение
Управленческая проблема представляет собой сложный вопрос, задачу, требующую своего уяснения, изучения, оценки и решения.
Проблемы всегда имеют определенное содержание, возникают в свое время и на своем месте, вокруг них всегда есть круг лиц или организаций, их порождающих. Меняется соотношение его внутренних переменных, изменяется внешнее окружение, и в результате, естественно, возникают сложные вопросы, которые необходимо решать.
Актуальность темы данной работы обусловлена тем, что проблемы влияют на принятие организационного управленческого решений и достижение цели. Так как знание проблем управленческих решений, является не маловажным фактором процесса управления. Цель данной контрольной работы – провести анализ проблем организации выполнения управленческих решений.
Задача: Дать понятие и объективные условия повышения качества принятия решений.
Задача: Дать теоретические знания в области принятия управленческих решений;
Задача: Проанализировать возникновения проблем на этапе организации выполнения управленческих решений.
1. Понятие и объективные условия повышения качества принятия решений
Теория управленческих решений в своём становлении прошла три этапа:
1. Первый этап – сороковые годы двадцатого века, когда, во время второй мировой войны, группе учёных в Англии, было поручено решить такие сложные управленческие задачи, как:
а) оптимальное размещение объектов гражданской обороны;
б) размещение огневых позиций;
в) оптимизация глубины подрыва противолодочных бомб и конвоя транспортных караванов по морю.
Этот период считается началом интенсивного развития теоретических основ принятия управленческих решений.
2. Второй этап – пятидесятые-шестидесятые годы двадцатого века. В этот период, сложившаяся и широко используемая система разработки и принятия управленческих решений, была осмыслена и сформулирована в таких, специально возникших научных дисциплинах, как исследование операций, системный анализ, управление техническими системами и др. В каждую из них, неотъемлемой составной частью входила теория решений.
3. Последняя четверть двадцатого века. Здесь происходит оформление теории управленческих решений в самостоятельную отрасль научного знания.
Управленческое решение (в широком смысле) – это творческое, волевое действие субъекта управления на основе знания объективных законов функционирования управляемой системы и анализа информации о её функционировании, состоящее в выборе целей, программы и способов деятельности коллектива по разрешению проблемы или изменению цели.
Управленческое решение (в узком смысле) – это результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора альтернативы из множества вариантов достижения конкретной цели в системе менеджмента.
Управленческое решение составляет основу процесса управления. Управлять – это значит решать. Термин “управленческое решение” выступает для обозначения, как процесса, так и явления. Как процесс, управленческое решение – это поиск, группировка и анализ требуемой информации в интересах разработки, утверждения и реализации задуманного. Как явление, управленческое решение – это план мероприятий, постановление, директива, устное или письменное распоряжение. Сущность управленческого решения имеет ряд аспектов:
1. Экономический аспект проявляется в том, что на разработку и реализацию любого управленческого решения нужны финансовые, материальные и другие затраты, поэтому, каждое управленческое решение имеет реальную стоимость.
2. Организационный аспект состоит в том, что для эффективной работы по принятию и реализации решений, надо сформировать работоспособный коллектив, где исполнители наделяются правами, обязанностями и ответственностью, где отлажена система контроля и выделены необходимые ресурсы.
3. Социальный аспект затрагивает механизм управления персоналом, который предполагает определённые рычаги воздействия, а именно:
а) потребности и интересы;
б) мотивы и стимулы;
в) установки и ценности;
г) тревоги и опасения человека.
4. Правовой аспект состоит в точном соблюдении законодательства, международных обязательств, а также уставных и других документов самой фирмы.
5. Технологический аспект проявляется в возможности обеспечения персонала необходимыми техническими и информационными средствами и ресурсами для разработки и реализации управленческого решения.
Организационный аспект проявляется в организации, как разработки, так и выполнения управленческого решения. При этом реализуется ряд его функций, а именно направляющей, координирующей и мотивирующей, свидетельствующих о многогранности данного понятия.
Направляющая функция решений проявляется в том, что они принимаются исходя из долговременной стратегии развития предприятия, конкретизируются в многообразных задачах. Одновременно решения являются направляющей основой для реализации общих функций управления – планирования, организации, контроля, мотивации, которые реализуются через посредство решений.
Координирующая роль решений отражается в необходимости согласования действий исполнителей для реализации решений в утвержденные сроки и соответствующего качества.
Мотивирующая функция решений реализуется через систему организационных мер (приказы, постановления, распоряжения), экономических стимулов (премии, надбавки), социальных оценок (морально-политические факторы трудовой активности: самоутверждение личности, творческая самореализация).
Эффективность каждого управленческого решения в значительной мере зависит от выполнения и соотношения указанных функций, как в ходе его подготовки, так и на этапе внедрения. С учетом этого управленческое решение становится реальным инструментом достижения поставленных целей. Важно социальное содержание выбранного способа действий, так как оно отражается на жизни менеджера, всех, кто с ним работает, то есть на интересе организации, коллектива. Не всякое экономически выгодное решение может быть эффективным в социальном плане.
2. Проблемы в принятии управленческих (организационных) решений
Важнейшей проблемой в подготовке и принятии решений является обеспечение его высокого качества. К основным условиям обеспечения качества управленческого решения следует отнести:
– Применение научных подходов;
– Изучение влияния экономических законов на эффективность решения;
– Обеспечение лица, принимающего решения, достоверной информацией;
– Применение методов функционально-стоимостного анализа, прогнозирования, моделирования и экономического обоснования каждого решения;
– Структуризация проблемы и построение дерева целей;
– Правовая обоснованность;
– Автоматизация процесса сбора и обработки информации, а также процесса разработки и реализации решений;
– Разработка системы ответственности и мотивации;
– Наличие механизма реализации решения;
– Обеспечение многовариантности решений и их сравнимости.
Под качеством управленческих решений понимается совокупность свойств, обеспечивающих успешное их выполнение и получение определенного эффекта. В составе свойств управленческих решений выделяются обоснованность, своевременность, эффективность, непротиворечивость, конкретность, простота, полномочность и др.
Обоснованность управленческого решения проявляется в необходимости учета всей совокупности факторов и условий, связанных с его разработкой. При этом важное место отводится качеству используемой информации, ее достоверности и полноте, своевременности поступления.
Эффективность управленческого решения подчеркивает обязательность соотношения ожидаемого и достигнутого экономического и социального эффекта с затратами на его разработку и реализацию. Соблюдение данного требования является основной предпосылкой выживания и процветания предприятия в условиях рыночной экономики.
Процесс принятия решения, как указывается в работе О. С. Виханского и М.И. Наумова, включает много разных элементов, но в нем непременно присутствуют проблемы, цели, альтернативы и решения как выбор альтернативы.
Данный процесс лежит в основе планирования деятельности организации, так как план — это набор решений по размещению ресурсов и направлению их использования для достижения организационных целей.
Управленческие (организационные) проблемы классифицируются по следующим признакам:
– степень важности и срочности. Как правило, самые важные проблемы являются и наиболее срочными;
– масштабы последствий, в случаях принятия или непринятия решений, и численность организаций и лиц, которых затрагивают данные проблемы;
– возможность решения проблемы с наименьшими затратами и в оптимальные сроки;
– степень риска, связанного с решением данной проблемы, и возможность возникновения новых проблем на этой основе;
– степень структуризации и формализации, возможность выражать проблему в количественных и качественных показателях и т. д.
Виды проблем рассматриваются по следующим критериям:
– стратегические, направленные на формирование базы стратегических данных, их уяснение, изучение, оценку и практическое использование;
– тактические, разрешение которых происходит в более короткие сроки, чем стратегические;
– долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные, текущие;
– по уровням руководства — высшего, среднего и низового звеньев управления.
Каждый менеджер в любой организации встречается с массой проблем. Управленческие проблемы возникают вследствие нежелательных явлений внутреннего или внешнего свойства (получения результатов работы), отличающегося от запланированного, ошибочных действий руководства и рядовых исполнителей. К основным причинам возникновения управленческих проблем следует отнести:
– изначально ошибочные цели организации, способы и сроки их достижения;
– неверные принципы и методы деятельности работников;
– ошибочные критерии оценки возможностей предприятия и сотрудников;
– умышленные нарушения в технике, технологии, финансах, поставках и т. д.;
– изменения в политике и экономике государства;
– природные катаклизмы и стихийные бедствия (пожар, наводнение и др.).
Виды решений, как правило, совпадают с видами проблем. Если проблема носит стратегический характер, то и решение должно быть стратегическим, если проблема текущая, краткосрочная, то и решение должно быть аналогичным.
Решение стратегических проблем относится к разряду инициативных, идущих от высшего руководства к исполнителям низших звеньев управления. В этом случае высшее руководство берет на себя инициативу и ответственность за принятые решения стратегического характера. Примером может служить направление инвестиций (капиталовложений) на перспективное развитие производства нового вида изделий, решение о расширении производства или, напротив, о свертывании дел и т. д.
Решение тактических проблем — это дело средних звеньев руководства; на основе предписаний “сверху” они планируют решения проблем в среднесрочных планах и выполняют краткосрочные задачи. Низовые звенья управления решают проблемы исходя из устных распоряжений, указаний или письменных приказов.
Текущие проблемы каждодневного характера, так называемая рутинная работа, занимает основное время низовых звеньев управления. От решения данных проблем среднее звено руководства и особенно высшие руководители по возможности должны быть освобождены.
Решение проблем классифицируется по ряду признаков:
– степень обязательности исполнения;
– функциональное назначение;
– способ принятия;
– сфера реализации.
По степени обязательности решения могут быть директивными; они принимаются высшим руководством и обязательны к исполнению для нижестоящих управленческих структур. Рекомендательные решения разрабатываются совещательными органами. Их исполнение желательно, но не обязательно. Ориентирующие решения принимаются руководством для координации работы нижестоящих управленческих структур, которые действуют автономно.
По функциональному назначению выделяют организационные, координирующие, регулирующие, активизирующие и контролирующие ход выполнения решения. Например, предписывающие способ действия и методы решения проблем; распределяющие работу между исполнителями, по проведению контроля, проверок, подготовке нормативных документов и др.
По способу принятия выделяются решения выборочные и систематические. К первым относятся решения одного или нескольких вопросов данной проблемы, ко вторым — решения, охватывающие проблему целиком во всей ее многосложности и взаимосвязи.
Решения классифицируются также на принятые единолично или коллективно, на общие и специальные, на запрограммированные и незапрограммированные, на закрытые и для общего пользования и т.д.
Таким образом, процесс принятия решений начинается с осознания возникновения проблемной ситуации и заканчивается действиями по устранению проблемы. Под проблемой понимают несоответствие состояния управляемого объекта целям, поставленным субъектом управления. Перевод объекта в желаемое состояние (управление) осуществляется воздействием на исходное состояние системы таким образом, чтобы новое состояние соответствовало целевым установкам (целям). А базовой целью любого управленческого воздействия (решения) является достижение идеального (наиболее желаемого) конечного состояния экономической системы.
Процесс принятия решений составляет один из центральных пунктов управленческой деятельности. Научные исследования и практический опыт – свидетельствуют, что рациональное решение проблем возможно тогда, когда руководители следуют общепринятым методам работы в этой области. К ним относят, прежде всего, научный метод, суть которого состоит, во-первых, в том, что путем наблюдения, сбора и анализа информации формулируется гипотеза (предположение) о самой проблеме и возможных подходах к ее решению.
Во-вторых, научный метод дает системную ориентацию, т.е. выявляет взаимосвязи данной проблемы с внешним окружением и внутренними переменными самой организации. Выявленные взаимосвязи позволяют наиболее полно представить причины возникновения проблемы и увидеть ее основу. Такой подход даст возможность бороться не с последствиями, порожденными проблемой, а непосредственно с причинами ее возникновения, предпринять действия, исключающие повторение нежелательных явлений.
В-третьих, научный метод пользуется математическим моделированием. К нему обращаются в наиболее сложных случаях, не позволяющих диагностировать проблему и подготовить решение без дополнительного количественно-качественного анализа, лишь на основе причинно-следственной оценки. Метод математического моделирования применяется также, когда в реальности невозможно провести тот или иной эксперимент хода развития события или явления.
Для менеджеров, занятых хозяйственной деятельностью, важное значение имеет метод экономического анализа. Он, по сути, является одной из форм построения модели. Экономический анализ включает методы оценки экономических показателей работы предприятия, издержек, рентабельности, движения денежных средств, уровня спроса и др. Примером может служить модель, в основе которой лежит определение точки самоокупаемости, анализ безубыточности работы. Метод принятия решений здесь связан с определением точки, когда суммарный доход сравняется с общими расходами, т.е. когда работа предприятия перестает быть убыточной, и начинает приносить прибыль.
Многие исследователи полагают, что оптимальной деятельности предприятия способствуют принятые и реализованные рациональные решения. В основе разработки рационального решения проблемы лежит объективный и многосторонний анализ условий, в которых предприятие действует в каждый период времени, а также тенденции, которые будут иметь место в дальнейшем.
Этот анализ протекает по этапам от начала возникновения проблемы до полного устранения и получения позитивного результата.
Первый этап содержит анализ ситуации, в рамках которой обнаружились симптомы или признаки возникающей проблемы. Если данный процесс удалось обнаружить на ранних стадиях, то возможностей предотвращения негативного развития событий значительно больше. Работа на данном этапе ведется в так называемом проблемном поле, где выявляются и формулируются возникшие перед предприятием проблемы.
На втором этапе проводится анализ самой проблемы. Затягивать его нельзя, так как может быть упущено драгоценное время для решения проблемы. Однако оставлять неясности в этом анализе недопустимо, ибо могут “всплыть” новые причины, породившие проблему. Всегда необходимо разобраться в проблеме до конца и точно ее сформулировать.
Третий этап – выявление факторов, ограничивающих принятие рационального решения данной проблемы. Среди этих факторов могут быть как внешние, так и внутренние. Если внешнее окружение оказывает несущественное влияние на выработку и реализацию рационального решения, то рассматривают внутренние возможности. Это может касаться самих руководителей, принимающих решения. В зависимости от личности руководителя решения могут носить различный характер. Часто менеджер уравновешенный, спокойный, критически настроенный к себе принимает осторожные решения. Недоверчивые, скептически настроенные люди склонны принимать инертные решения, быстрые, подвижные – холерики – могут принять импульсивные и весьма рискованные решения.
К ограничениям внутреннего порядка следует отнести ограниченность средств для решения проблемы, недостающее число специалистов необходимой квалификации, этические соображения и т.д. Кроме этого, менеджеры могут выработать и реализовать рациональное решение лишь тогда, когда высшее руководство предоставит им соответствующие полномочия.
На четвертом этапе выработки рационального решения осуществляются определение, оценка и выбор альтернативы из имеющихся вариантов. Сначала формулируются все возможные в данном случае альтернативы и из них выбираются наиболее реальные. Здесь главное – найти оптимальный вариант, позволяющий разрешить проблему. Научный подход к выбору альтернативы предполагает наличие некоего стандарта или критериев, с помощью которых устанавливается приемлемость данного варианта решения проблемы для ее разработчика и исполнителей.
В случае если проблема, верно, сформулирована, оценена, альтернативные варианты отброшены, менеджер окончательно приходит к выводу, что следует остановить свой выбор на данном рациональном варианте решения. Такой выбор не обязательно преследует максимум полезности и даже не оптимальное достижение результата. Как правило, менеджеры ориентируются на решение, удовлетворяющее все заинтересованные в разрешении этой проблемы стороны.
Пятый этап – это согласование решения с исполнителями и всеми заинтересованными сотрудниками. Оно осуществляется путем визирования документа (приказа), предписывающего исполнение решения данной проблемы.
И, наконец, заключительный шестой этап – это утверждение решения высшим руководителем предприятия. Такая процедура является обязательной, если для реализации решения требуется израсходовать материальные, денежные и людские ресурсы и резервы. Тот, кто несет ответственность за эти средства, тот и утверждает решение. После этого начинается реализация рационального решения.
Важность выработки и принятия рационального решения проблемы несомненны. Но это лишь первый, хотя и определяющий шаг менеджера. Решение еще необходимо выполнить. Реализация решения осуществляется с большей долей вероятности, быстрее и с инициативой тогда, когда в процессе его выработки и принятия участвовали исполнители, тем более если они вносили свои предложения и отбирали наиболее приемлемый вариант.
Ход реализации управленческого решения начинается с планирования или составления графика работ по реализации. В плане реализации решения проблемы предусматриваются конкретные исполнители, ответственные за отдельные участки или объемы работ, сроки и способы достижения желаемых результатов, необходимые материальные и финансовые средства. Планом должен быть предусмотрен также контроль за ходом выполнения решения и итоговый контроль после снятия проблемы.
К методам решения проблем следует отнести, прежде всего практическую целесообразность всего комплекса работ. Они должны быть экономичными, без лишних расходов, чтобы доход от полученных результатов решения проблемы превосходил сделанные затраты. Методы решения проблем должны быть надежными, безошибочными и точными.
В ходе реализации решения важно установить обратную связь между исполнителями и руководителем, ответственным за решение проблемы.
В целом процесс принятия и реализации решения можно проследить следующим образом:
1) принятие решения;
2) сообщение о решении;
3) реализация решения;
4) установление обратной связи;
5) оценка результатов.
В ходе реализации решения иногда возникают ситуации, меняющие первоначальные планы. Тогда необходима корректировка действий, а иногда и отмена устаревших распоряжений, если обстоятельства изменились коренным образом. Используя обратную связь, руководитель может быстро реагировать на произошедшие изменения и принять иные, соответствующие обстановке решения.
В практической работе менеджеров бывают обстоятельства, когда они вынуждены принимать нестандартные решения. Правда, эти случаи редки, и менеджеров, идущих на риск, немного. Успех дела здесь может быть достигнут лишь благодаря огромному опыту, знаниям и интуиции руководителя. Решение нестандартных проблем сопряжено с большой, напряженной и сложной работой всех участников, а также с постоянными поправками, координацией, контролем. Здесь присутствует риск потерять многое, если не все. Но в случае удачного исхода дела и положительного результата нестандартного решения последний превосходит всякие ожидания.
Нестандартные решения часто вызывают возражения, а иногда и яростное сопротивление консервативно настроенных специалистов. Ведь ими проведен анализ проблемы, изучены и отобраны альтернативы, построены математические модели и т.д. Но опытный менеджер может настоять на своем и убедить оппонентов принять именно нестандартное решение. И в конечном итоге он оказывается прав, конечно, если все его доводы и предложения не были авантюрой.
Заключение
Итак, мы рассмотрели основные теоретические аспекты процесса принятия управленческих решений, на основании чего можем сделать следующие выводы:
1. Управленческое решение на предприятии представляет собой творческий акт субъекта управления (индивидуального или группового лица), определяющий программу деятельности коллектива по эффективному разрешению назревшей проблемы на основе знания объективных законов функционирования управляемой системы и анализа информации о ее состоянии.
2. Сущность управленческого решения может быть рассмотрена в экономическом, организационном, социальном, правовом и технологическом аспектах.
3. К основным функциям управленческих решений относятся направляющая, координирующая и мотивирующая функция. Наличие вышеперечисленных функций свидетельствует о многогранности данного понятия.
4. Под качеством управленческих решений понимается совокупность свойств, обеспечивающих успешное их выполнение и получение определенного эффекта. От качества управленческих решений зависит результативность работы предприятия. Они должны отвечать определенным требованиям, исходить из сложившихся экономических условий, приниматься с соблюдением организационных и психологических предпосылок.
5. Выделяют 4 основных этапа в процессе выработки управленческих решений: подготовка, разработка, принятие решения и реализация принятого решения. Для каждого этапа свойственна индивидуальная методология.
6. В литературе рассматриваются множества самых разных подходов к принятию решений, однако на практике наиболее используемыми можно считать такие подходы, как: системный; модельный – и группу организационных подходов. Любой из перечисленных подходов не обходится без анализа, как способа изучения управленческого решения.
Список использованных источников
1 Верпаховский Б.Э. Современный менеджмент: принципы и правила. учеб. пособ – Нижний Новгород: НКЦП, 2012. – 422 с.
2 Веснин В.Р. Основы менеджмента: учебник / В.Р. Веснин – М.: Проспект, 2012. – 314 с.
3 Виханский О. С., Наумов А.И. Менеджмент: учебник — 3-е изд. — М.: Гардарика, 2010. – 528 с.
4 Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: учеб пособие. — 11-е изд., испр. – М.: Новое знание, 2011. – 336 с.
5 Кибанов А.Я. Управление персоналом организации. учебник / А.Я. Кибанов — 4-е изд., перераб. и доп – М.: ИНФРА-М. 2010. – 695 с.
6 Комаров, Е.И. Общий менеджмент: учебное пособие / Е.И. Комаров — М.: ИНФРА-М, 2010. – 314 с.
7 Литвак Б.Г. Разработка управленческого решения: учебник / Б.Г. Литвак. – 9-е изд., испр. и доп. – М.: Дело, 2012. – 356 с.
8 Лукичева, Л.И. Управленческие решения: учебник / Л.И. Лукичева, Д.Н. Егорычев. – 3-е изд., стер. – М.: Омега-Л, 2013. – 219 с.
9 Ременников В.Б. Управленческие решения: учеб. пособие. — М.: Юнити-Дана, 2012. – 143 с.
10 Соловьев А.В. Управленческие решения: учеб. пособие. — М.: НОУ ВПО ИКиП, 2012. – 141 с.
