Часть выполненной работы

Деятельность каждого большого предприятия связана с огромным количеством документов, содержащих в себе важные с управленческой точки зрения сведения, которые, многие годы накапливались в разных электронных форматах, а также на бумажных носителях. Все они представляют собой информационные фонды предприятия, на скорости доступа и обработке которых базируется и управленческая прозрачность, и быстрота реакции на внешние и внутренние изменения, а также снижение накладных расходов, что в свою очередь ведет к повышению экономической эффективности предприятия.
Чаще всего, организация не имеет единой системы управления хранением документов и единой системы контроля и ориентируется только на отдельные функции хранения документов в электронных форматах и на бумажных носителях. Вместе с тем, информация о самом существовании искомого документа на предприятии, информация о месте его фактического нахождения в данный момент, информация о содержимом самого документа часто остаются недоступны сотрудникам предприятия в нужный момент. Кроме этого, с трудом решаются вопросы централизованного администрирования, разграничения прав доступа, пересылки документа в электронном виде от одних подразделений к другим и, что не мало важно, нерешенной остается задача хранения огромных объемов документов на разных этапах жизненного цикла и оптимизации удаленного доступа к ним. Огромное количество, имеющихся на рынке систем, работа которых основана на электронной почте, к сожалению, не могут решить эти проблемы в силу того, что размножают документы при пересылке от одного исполнителя к другому, нарушая целостность документной базы, и не позволяют хранить и оперировать значительными достигающими терабайт объемами хранилищ.
Актуальность выпускной квалификационной работы состоит в том, что данная тема актуальна для всех предприятий, так как признано, что организация работы с документацией влияет на качество работы органов управления, организацию и культуру труда управленческих работников в целом. Насколько грамотно и рационально происходит ведение документооборота, зависит успех деятельности управления фирмы в целом. Как показывают проводимые эксперименты, 80% рабочего времени сотрудников компаний расходуется на сборы, сопровождение, заполнение, копирование и передачу необходимых документов.
Грамотно организованное управление делами снижает время, которое затрачивается для поиска нужного документа, а также повышает подлинность и своевременность полученной информации, устраняя ее избыточность. Увеличение объемов информации потребовало использование соответствующей техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров – и самой информации.
В выпускной квалификационной работе использовались данные, полученные в результате прохождения производственной и преддипломной практики в ФГУП «НПО им. С.А. Лавочкина» г. Калуга.
Объект исследования – ФГУП «НПО им. С.А. Лавочкина» г. Калуга.
Предмет исследования – система управления электронным документооборотом в ФГУП «НПО им. С.А. Лавочкина» г. Калуга.
Цель выпускной квалификационной работы – разработка рекомендаций по совершенствованию системы управления электронным документооборотом ФГУП «НПО им. С.А. Лавочкина» г. Калуга.
Для успешного достижения данной цели, необходимо решить ряд следующих задач:
1) рассмотреть теоретические основы системы управления документооборотом в организации.
2) произвести анализ системы управления электронного документооборота в ФГУП «НПО им. С.А. Лавочкина» г. Калуга
3) предложить мероприятия по совершенствованию системы управления электронного документооборота в ФГУП «НПО им. С.А. Лавочкина» г. Калуга
Практическая значимость ВКР заключается в том, что руководство предприятия в последнее время очень заинтересовано проблемой улучшения системы управления электронным документооборотом, вместе с тем предлагаемые услуги сторонних компаний достаточно дорогостоящи, а на предприятии отсутствуют специалисты в данной области.
Методика исследования.
Теоретической и методологической основой исследования явились законодательные и нормативные документы по организации электронного движения документов, научные труды ведущих отечественных и зарубежных ученых-экономистов и другие источники.
Теоретически и методически исследование опирается на положения как зарубежных ученых в области проектного управления (Р.В. Гутч, С. Дворачек, А. Хайек, X.Шелле), так и отечественных (Бурков В.Н., Воропаев В.И., Гальперина З.М., Мазур И.И., Разу М.Л., Шапиро В.Д., Шейнберг М.В., Якутии Ю.В. и др.), современные теории менеджмента, законодательные и нормативные документы президента, правительства и различных министерств, и комитетов РФ….